给教授发英文邮件雷区盘点

发表时间:2022-03-07 14:43:16 作者:zhouzhengmao 阅读:796次

出国留学后，邮件成了留学生最常用的交流工具。然而由于在国内不常用、英语写作水平不够，发邮件也成了留学生面临的一个挑战。本文中，小编将分成三部分来教大家如何礼貌得体地给教授发邮件，避开邮件雷区，同时也会附上一些细节提醒，希望对同学们有所帮助。

1.开头部分：主题明确、称呼准确

邮件的subject（主题）部分非常重要。要知道，教授的邮箱一定是每天都爆满，而当教授打开收信箱时，首先看到的就是发信人和subject内容，为了提高工作效率，教授们一般会快速浏览这些内容，判断邮件是否重要紧急，从而选择是否回复。所以，只有subject内容非常简练且突出重点，邮件被教授回复的可能性才大。这里建议同学们，如果和教授并不熟识，可以用课程名称+事由做subject如：SLAT7899+Enquiry about the group activity。等到教授非常熟悉你的时候，可以仅简写出事由，subject就更加简练。

称呼的开头一定要写Dear，而不能用Hi，Hello这种不够正式的词。一般的老师都是Dr.，不是博士的老师可以称呼Mr. Ms.，如果老师职称是副教授以上，可以称呼为Prof.，不过称呼Dr. 也不为错。确定好称呼后，加上老师的姓氏就可以，总结来说就是“Dear Dr. xxx”。这里要注意老师姓氏的拼写问题，外国老师姓氏比较复杂，大多数都是没见过的，而且很长，容易拼写错误，为了避免尴尬，大家可以直接复制学校官网老师主页上的姓氏。关于英文邮件开头写作方法，推荐大家阅读我们之前的文章：英文邮件开头问候语及感谢教授邮件模板

2.正文部分：开门见山、表达清晰

刚才提到过，教授们回邮件任务繁重，大家的邮件要抛弃中文思维，不要啰嗦客套，要开门见山、表达清晰，必要时可以分点列出问题，让教授一目了然，帮他们提高回邮件的效率，给他们留个好印象的同时也能让他们认真阅读你的邮件，不会漏掉你邮件中的重要内容。具体来说：如果和教授并不相熟，先简短介绍自己（我是某个课程上的学生），再简要表明写信目的，然后分点列出问题。

3.结尾部分：礼貌落款

中文写邮件结尾会有“此致，敬礼”，英文邮件也一样，结尾的客套话必不可少，常见的有“Kind regards, Cheers, Many thanks, Best wishes”等，特殊节日可以写“happy new year”等问候，大家自行调节。写完这个客套话，要另起一行写自己的名字，一般来说，这个时候只写自己的名字，不用加姓。如果面对的是非常严肃且不熟识的教授，写全名也可以。


相信上述内容可以让大家顺利地写出一封得体的邮件了，但还有一些小细节希望大家能注意到：

1. 语法问题

语法问题希望大家尽可能不要忽视，试想老师在繁忙的回邮件过程中看到一封满是语法、拼写错误的学生邮件会是怎样的心情，又会对你有怎样的印象呢？所以建议大家写邮件的时候多注意，写完后可以用Grammarly之类的语法检测软件检查一遍再发送。

2. 发送时间

邮件的发送时间也是有讲究的，一般在周二到周五上午9点到10点发是回复率最高的，因为早上这段时间一般是教授坐在办公室处理邮件的时间，而周一的早上教授的邮箱里会积攒很多周末发过来的邮件，容易把你的邮件压下去，造成遗漏。同时一定要注意你和教授有没有时差，如果有时差，一定要提前算好时间，用定时发送功能，在对于教授合适的时间段发送邮件。

3. 邮件格式

格式并没有特殊的要求，一般来说，为了方便和美观，建议大家每个段落间空一行，字体不要太小，重要部分可以用加粗或下划线表示。

上述关于邮件写作的内容可以说是比较全面了，希望对同学们有所帮助。虽然讲到的是给教授写邮件，但同学们给雇主、学长学姐、学校行政人员等发邮件都可以参考本文。总之，熟练掌握给教授发邮件的技巧，可以使同学们在国外的生活和交流更便利。