英文邮件写作规范和常见问题
发表时间:2022-09-27 13:57:51 作者:zzm 阅读:590次
无论是刚刚开始新学期，还是正处在申请阶段（亦或是正与ED的老师们沟通文书~），西方的「邮件文化」都是所有留学生们共同面临的第一个挑战。
英文邮件作为最常用的联系方式之一，当邮箱的对面是招生官、教授等重量级角色时，一封得体的英文邮件不仅能有效解决当下的问题，更能帮助你给对方留下一个颇为良好的印象。今天这篇文章，Meeloun小编整理了一些英文邮件写作规范和常见问题，帮助大家快速上手。
Part 1. 主题 / Subject
邮件标题最重要的一点：简明扼要。
教授和招生官们每天都会收到许多封来自不同学生、有着不同需求的邮件，因此在标题中就应该尽可能使对方清楚你的来意。
常用的主题有：
问候：Greeting from / Hi from…
提问：Questions about / Regarding / An enquiry about…
更新：Update on / Follow-up on…
提醒：Deadline for / Reminder: …/
约定：Meeting tomorrow / Reschedule…
回复：Reply to…
Part 2. 称呼 / Salutation
称呼需要注意对方身份及你与对方的亲疏程度，恰当选择。
写邮件之前，务必检查称呼是否正确，千万避免「张冠李戴」，或是拼错一些较为复杂的名字，这些都会给对方留下相当糟糕的印象。
常用的称呼由两部分组成：
第一部分：Dear / Hello / Hi / Good morning / Good afternoon…
第二部分：Prof. / Dr. / Mr. / Mrs. / Ms. + last name / first name
在不知道对方姓名或发送给多人的前提下，第二部分也可以是：admissions committee / team / all / everyone / there…
Part 3. 开场白 / Introduction
在英文邮件开头，先进行简单问候以示礼貌。
这一点在面对初次接触的收件人时尤为重要，能够有效避免生硬或尴尬，让对方感受到友好与舒适。
常用的开场白有：
常规问候：How are you? / How is everything going? / How things are going for you?
主动发邮件时：Hope you are doing well / Hope everything is well
见面后或通话后：It was a great pleasure to meet you last Friday / As we discussed last week
收到或发送不好的消息：I’m sorry to hear that… / I’m sorry to let you know…
Part 4. 正文 / Main Body
正文需要开门见山，条理清晰地表明自己的目的。
如果邮件较长，建议利用排版分点表述，避免过于大段的文字。
常用的正文句式有：
表达意图：I’m writing to ask / check / confirm / invite you to…
疑问求助：May I know / I’d like to ask / I’m curious about / I have a question regarding…
查看信息：Please see the information / explanation / diagram / picture below
查看文件：Please see the attachment / document attached for detailed information
提示对方：This email is a reminder about / Just a reminder to…
分点表述：First of all / Secondly / Thirdly / Last but not least…
Part 5. 结束语 / Conclusion
结束部分通常用以表达感谢，或对回信的期待。
常用的结束语有：
等待回信：I’m looking forward to hearing from you soon / Any reply at your earliest convenience will be highly appreciated
预约成功：Looking forward to talking with you next week / See you then
保持联系：Please feel free to contact me if you have any questions / Let’s keep in touch / Please keep me informed of…
表示感谢：Thank you for your time in advance / Appreciate your time & help / Thanks again for your cooperation
Part 6. 落款 / Complimentary Close
落款是一封正式邮件不可或缺的部分，一般与结束语相隔一行书写。
常用的落款表述有：
Best regards / Best wishes / Kind regards / Sincerely / Respectfully / Cheers / Thanks
Part 7. 重要Tips
1. 正确的英文表达。不少同学在写作英文邮件时不注意大小写、采用错误的单词拼写或语法、甚至使用中式的标点符号。这些都会使你的邮件难以阅读，在无形中延长得到回复的时间。
2. 使用学校的邮箱地址。在与教授联系时，唯一可以使用的账户就是学校提供的学生账户。如果你出于某些原因无法使用它，那么最好在邮件中进行简短的说明，否则容易显得非常不专业。此外，来自私人账户的邮件，还有被划分为垃圾邮件的风险。
3. 注意礼貌。对中国学生来说，尊敬老师其实并不用过多强调，但由于对英文语境不够熟悉，有时我们或许难以意识到自己的「失礼」。例如，使用大写字母、多个问号或感叹号连用，都是表达强烈感情的方式，如果过度使用，很容易给对方造成不适。
4. 不要问显而易见的问题。在发送邮件之前，先检查一下这些问题是否能在学校的官方网站或课程提纲里找到答案。询问一些显而易见的问题非常败坏老师对你的好感，因为他们真的很难「有礼貌地」对这些问题做出回复。
5. 重视感谢。许多中国学生都习惯于用一句简单的「thank you」来表达感谢，但在西方文化的语境中，这有时还不够。如果能完整地表述他们做了什么帮助了你，或是补充一些细节，会使你的感谢更为真诚，而不仅是客套。关于感谢英文教授的邮件写作内容，大家可以参考我们之前的文章：英文邮件感谢教授可用的51条句子
说了这么多，大家应该已经感受到了，邮件不只是一种在线沟通方式，它与面对面沟通同样注重「礼仪」。一封得体的电子邮件能轻松地帮你赢得教授的好感，而一封糟糕、无礼的邮件则可能使教授怀疑你对待他/她或对待这门课程的态度。
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